Топливные карты — что это, преимущества и основные особенности

Топливная карта — это специальная пластиковая карта, предназначенная для удобного и безопасного оплаты топлива на заправочных станциях. Благодаря топливным картам автовладельцам необходимо просто поднести карту к терминалу, чтобы заправиться, избегая необходимости использовать наличные или банковские карты.

Применение современных монобрендовых (только для одной конкретной сети автозаправочных станций) или мультибрендовых (работающих в рамках региона или страны на различных АЗС вне зависимости от их бренда и место расположения) позволяет владельцам транспортной компании значительно упростить выполнение ряда рутинных операций и снизить нагрузку на водителей, упростить систему бухгалтерских взаимозачётов и отчётности водителей перед бухгалтерией, а также сократить собственные расходы на повседневные нужды компании в топливе. Сегодня рассмотрим основные аспекты, касающиеся применения топливных карт в повседневной деятельности компании, а также их преимущества.

Основные особенности и преимущества топливных карт при их использовании в организации

Существует несколько видов топливных карт, каждая из которых имеет свои особенности и преимущества. Карты, привязанные к конкретным сетям заправочных станций, обычно предоставляют бонусы и скидки при заправке на определенных станциях. Универсальные мультибрендовые карты позволяют заправляться на любых заправочных станциях, что обеспечивает при их внедрении в организации для водителей и руководителей компании максимальную гибкость и удобство. Корпоративные карты (использующиеся внутри компании) предназначены для использования транспортными компаниями и другими организациями с целью контроля и оптимизации расходов на топливо непосредственно в рамках организации.

В транспортных компаниях топливные карты используются для учета и контроля расходов на топливо. С их помощью можно легко отслеживать объемы и стоимость заправок, оптимизировать процессы заказа и оплаты топлива, а также контролировать расходы сотрудников, использующих автотранспорт. К основным функциям, которые выполняют топливные карты при работе в транспортной организации:

• минимизация риска мошенничества со стороны водителей и работников транспортной компании. В личном кабинете для менеджеров и ответственных сотрудников компании обычно можно проверить все аспекты, касающиеся применения карт конкретными водителями. Отказ от привычного ранее использования наличных средств позволит фактически исключить случаи обмана со стороны недобросовестных сотрудников и обналичивания средств на АЗС. Автоматизированный обмен информацией с БД исключает вероятность того, что кто-либо извне может исправить данные и совершить хищение средств или служебный подлог;
• возможность полного контроля трат на топливо в онлайн-режиме с ПК, смартфона или планшета. Функционал личного кабинета даёт возможность отслеживания и установки лимитов расхода средств индивидуального или сразу группе водителей, отслеживать расход средств, контролировать места расположения АЗС, где проводились заправки транспортных средств, а также блокировать утерянные или скомпрометированные карты за несколько кликов мышки или движений пальца. Удобство гарантировано также наличием специальных мобильных приложений для смартфонов на базе ОС Андроид или Apple, гарантирующих возможность управления расходами на топливо в любой точке мира;
• изучение аналитики расходов бюджета на приобретение топлива. Возможность формирования периодической или по запросу аналитики, позволяющей отслеживать затраты по группе карт или по отдельной водительской топливной карте, расходы по конкретным дням или во время следования на маршруте, контроль приобретения определённых видов топлива;
• служба поддержки со стороны сервиса, предоставляющего топливные карты, позволяет оперативно и качественно решать возникающие проблемы: помощь при необходимости блокировки или разблокировки, восстановления утерянной или украденной карты, помощь с вопросами, связанными с тратами по карте и их расшифровкой, консультации для менеджеров или водителей, помощь в определении ближайшей заправки;
• как монобрендовые, так и ряд мультибрендовых топливных карт предоставляют, зачастую, не только возможно оплаты топлива на АЗС без использования наличных средств с использованием лимита, установленного по карте, но и скидки на топливо, различные товары на заправках, возможность участия в розыгрышах и акциях от топливных сетей АЗС, а также прочие бонусы и преимущества в сравнении с привычным использованием услуг автозаправочных станций.

Компании, предоставляющие топливные карты («Лукойл», «Газпром» и прочие) также предоставляют своим заказчикам вне зависимости от количества используемых ими карт полный комплект бухгалтерских отчётных документов, в перечень которых входят топливные счёт-фактуры, УПД, товарно-транспортные накладные и прочие «бумаги», что по статистике позволяет уменьшить расходы до 20 % от первоначальных.

Основные преимущества использования топливных карт включают повышение удобства и безопасности оплаты топлива, возможность эффективного контроля и управления расходами на топливо, а также возможность получения скидок и специальных предложений от партнеров топливных компаний. Дополнительно, данные с топливных карт можно использовать для анализа расхода топлива и оптимизации процессов логистики и эксплуатации автотранспорта. Это позволяет значительно снизить расходы на приобретение топлива, затраты на которое обычно составляют «львиную долю» общих трат транспортной компании.