Планируя офисный переезд, необходимо серьезно подойти к его организации, ведь этот процесс не должен мешать нормальному функционированию всех подразделений фирмы. Перевозка офиса и ее качество зависят от того, как быстро ее удастся осуществить.
При этом должны учитываться детали и особенности, связанные с перевозкой офисной мебели, документации, личных вещей сотрудников, оргтехники и компьютерной техники. Результатом переезда не должны стать потеря документации или повреждение офисной техники.
С организационной точки зрения существуют два пути осуществления офисного переезда. Первый предполагает привлечение к переезду сотрудников офиса. Но, как показывает практика, этот путь малоэффективен. Так как переезд офиса предполагает погрузочно-разгрузочные, а иногда и такелажные работы, сборку и разборку мебели, то лучше его доверить специалистам.
После решения организационных вопросов переезда офиса приступают к упаковке офисной документации, мебели и оргтехники. Для этого используются такие современные упаковочные материалы и технологии, как воздушно-пузырчатая и стрейч-пленка, вспененный полиэтилен, гофрокартон, гофрокоробки и короба, упаковочная лента (скотч), пластиковые контейнеры. С помощью воздушно-пузырьковой пленки и упаковочной ленты можно упаковать и подготовить к переезду оргтехнику и офисную мебель.
Целям обеспечения сохранности компьютерной офисной техники при переездах служат специальные коробки для системных блоков и мониторов компьютеров.
В качестве предохранительных перегородок и мембран при перевозке грузов используется гофрированный картон. Стрейч-плёнка будет необходима для упаковки личных вещей сотрудников и малогабаритных предметов офисного интерьера.
Перевозка офисной мебели является важным этапом офисного переезда, поэтому с особой тщательностью следует подойти и к выбору специальной техники, без которой практически невозможен оперативный переезд офиса.
К специальной технике, используемой при переезде офисов, относятся подъемные механизмы и техника, предназначенная для транспортировки негабаритных грузов. Специальные автомобили для транспортировки офисной мебели обязательно должны быть закрытыми и оснащаться специальными ремнями для фиксации грузов.
Выполнение этих условий позволяет избежать при перевозке офисной мебели ее деформации и поломки. Идеальным вариантом машин, используемых для перевозки офисной мебели, специалисты считают автомобили с пружинной подвеской, которая намного мягче рессор и позволяет сглаживать многочисленные изъяны дорожного полотна.
Перевозка сейфов и несгораемых шкафов является неотъемлемой частью большинства офисных переездов. Такие услуги относят к сложным видам такелажных работ в связи с тяжеловесностью груза и повышенной ответственностью за их сохранность.
Вес сейфов может достигать полутора тонн, и в этом случае для их погрузки и перевозки необходимо применение специальных домкратов, автокранов или автопогрузчиков. Также при перевозке сейфов используется обкладывание груза предохранительными и защитными перегородками и мембранами из прессованного картона.
Заключительным этапом переезда офисов является разгрузка мебели и техники и их правильная расстановка на новом месте. Используемые в процессе переезда упаковочные материалы обладают достаточной функциональностью, чтобы сделать распаковку офисных грузов легкой и недолгой. Офисная оргтехника и компьютеры, распакованные после переезда офиса, расставляются после разгрузки и установки офисной мебели.